Cyfrowa rewolucja zmiażdży polską mikroprzedsiębiorczość? Cała prawda o KSeF

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Brzmi niewinnie. Ot, kolejny krok w cyfryzacji państwa, pomysł na „uproszczenie” rozliczeń podatkowych, który według Ministerstwa Finansów ma „pomóc przedsiębiorcom”. Ministerstwo chwali się, że będą szybsze zwroty VAT, brak konieczności przechowywania faktur w firmie, eliminacja tzw. „znikających faktur”. Czy w praktyce KSeF może stać się narzędziem, które dobije tysiące małych biznesów i wywoła chaos, jakiego dawno nie widzieliśmy?

KSeF to centralna platforma teleinformatyczna, system Ministerstwa Finansów, przez który od 2026 r. ma przechodzić każda faktura VAT wystawiana w Polsce. Nie będzie już wysyłania PDF-a mailem czy drukowania faktury w Excelu, tylko jeden dopuszczalny kanał wystawiania faktur. Resort podkreśla także, że KSeF ma zapewnić zwrot VAT nawet w 40 dni (dla podatników spełniających określone warunki), umożliwić przechowywanie faktur w centralnym repozytorium oraz ograniczyć ryzyko ich zniknięcia z obiegu. Krytycy ostrzegają przed możliwymi trudnościami technicznymi i organizacyjnymi dla mikroprzedsiębiorców. Pojawia się pytanie, czy faktyczny wpływ systemu będzie zależał od jakości wdrożenia, dostępności darmowych narzędzi oraz skuteczności wsparcia technicznego — czy może kluczowe będą inne czynniki, np. stopień cyfryzacji samych firm.

Nowe sposoby uszczelniania

Pomysł powstał w okresie rządów Prawa i Sprawiedliwości, gdy partia szukała nowych sposobów na uszczelnianie systemu podatkowego. Cel? Pełna kontrola nad obiegiem faktur w Polsce. KSeF to idealne narzędzie – system zakłada przesyłanie wszystkich faktur VAT do centralnego serwera ministerstwa w czasie rzeczywistym. Daje to administracji skarbowej natychmiastowy dostęp do danych transakcyjnych w skali całego kraju – możliwość monitorowania każdej transakcji – od największych spółek kapitałowych, np. z branży energetycznej czy telekomunikacyjnej, po jednoosobowe działalności gospodarcze w małych miejscowościach, np. lokalny zakład fryzjerski czy warsztat samochodowy.

Harmonogram i sposób działania KSeF

Po zmianie władzy projekt nie został odrzucony. Obecny rząd jedynie przesunął termin wejścia w życie, ale nie zmienił konstrukcji projektu. Pierwotny termin obowiązkowego stosowania KSeF (1 lipca 2024 r.) został odroczony w styczniu 2024 r. po audycie systemu i uwagach przedsiębiorców. Nowy harmonogram przewiduje:

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł
• Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT
• Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych przedsiębiorców „wykluczonych cyfrowo” ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie

Proces będzie wyglądał tak:

1. Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie księgowym lub za pomocą darmowego narzędzia MF. Warto dodać, że MF zapowiada udostępnienie prostych narzędzi, ale ich funkcjonalność i stabilność działania będzie kluczowa dla mikroprzedsiębiorców.
2. Program wysyła dokument do KSeF w ściśle określonym formacie XML.
3. System nadaje numer KSeF i status przyjęcia. W KSeF potwierdzeniem przyjęcia jest numer i status, a nie osobny dokument UPO jak w ePUAP.
4. Dopiero wtedy faktura jest uznana za wystawioną i może trafić do kontrahenta.

Ułatwienie czy obciążenie?

Ministerstwo Finansów reklamuje to jako „ułatwienie” – szybsze zwroty VAT, brak konieczności przechowywania faktur w firmie, mniej pomyłek. Problem w tym, że to, co dla resortu jest ułatwieniem, dla mikroprzedsiębiorców może być obciążeniem. Wdrożenie KSeF wymaga od firm zapewnienia zgodnego oprogramowania, łączności z systemem, przeszkolenia użytkowników i przygotowania procedur awaryjnych na wypadek awarii.

Mikro i mali przedsiębiorcy bardzo często działają w modelu niskokosztowym: korzystają z prostych lub darmowych programów do faktur, minimalnej księgowości, którą często prowadzą sami, nie mają działów finansowych.

• Przyspieszony zwrot VAT – to jedna z korzyści reklamowanych przez MF – nie obejmie dużej części najmniejszych firm (ryczałtowcy, zwolnieni z VAT), więc dla nich ta zaleta jest neutralna, nie poprawi ich sytuacji.
• Archiwizacja faktur w KSeF – faktycznie upraszcza obowiązki, ale nie jest to rewolucja dla firm, które od lat przechowują faktury w wersji elektronicznej.
• Koszty dostosowania i szkolenia – dla mikrofirm mogą być uciążliwe w krótkim okresie, bo wymagają czasu i ewentualnych wydatków na oprogramowanie, jakkolwiek jest to standardowy problem przy każdej zmianie systemu informatycznego, a nie wada unikalna KSeF.

AI do wykrywania karuzeli?

Z perspektywy analitycznej dane gromadzone w KSeF mają format idealny do obróbki przez algorytmy sztucznej inteligencji. W praktyce może to oznaczać, że w przyszłości ministerstwo będzie w stanie w czasie rzeczywistym analizować miliony faktur, identyfikując nietypowe schematy transakcji i potencjalne nadużycia. Z jednej strony to pozwoli szybciej wykrywać karuzele VAT czy fikcyjne transakcje między powiązanymi podmiotami. Z drugiej, przy tak masowym i zautomatyzowanym procesie zawsze istnieje ryzyko błędnych wskazań. W dużych firmach takie pomyłki obsłuży dział prawny i księgowość; w mikrofirmie oznacza to, że właściciel musi porzucić bieżącą pracę, by pisać wyjaśnienia do urzędu.

AI pojawia się też po stronie przedsiębiorców. Coraz więcej dostawców oprogramowania księgowego integruje moduły sztucznej inteligencji, które potrafią automatycznie kategoryzować faktury, uzupełniać brakujące dane, pilnować terminów płatności czy nawet komunikować się z KSeF bez udziału człowieka. W teorii może to zmniejszyć nakład pracy i ryzyko błędów, w praktyce jednak wymaga zakupu nowego oprogramowania lub płatnych modułów. Firmy, które mają na to środki i kompetencje, zyskają przewagę, a najmniejsi, którzy najbardziej potrzebowaliby takich narzędzi, mogą zostać w tyle.

Jakie prognozy i jakie postulaty?

Prognozy formułowane przez część przedsiębiorców i organizacji branżowych, wskazują, że jeśli KSeF wejdzie w życie w obecnej formie, lata 2026-2027 mogą przynieść:

• Falę zamykania jednoosobowych działalności gospodarczych -szczególnie wśród najmniejszych firm, które ocenią, że dodatkowe formalności, koszty integracji systemów i obsługi KSeF są nieproporcjonalne do skali ich działalności i przychodów.
• Spadek liczby nowych firm – szczególnie zakładanych przez młodych przedsiębiorców, którzy widząc konieczność zakupu oprogramowania, integracji z KSeF, wdrożenia nowych procedur oraz ryzyko kar, mogą zrezygnować z rozpoczęcia działalności.
• Wzrost bezrobocia w grupie do 30 lat – najmniejsze firmy są często pierwszym miejscem pracy dla młodych ludzi; jeśli liczba mikrofirm spadnie, zmniejszy się też dostępność takich miejsc pracy.
• Osłabienie lokalnych rynków pracy w małych miejscowościach – gdzie gospodarka często opiera się na niewielkich firmach usługowych i handlowych; ograniczenie ich liczby może przełożyć się na mniejszą dostępność usług oraz spadek lokalnej aktywności gospodarczej.
• Polityczne konsekwencje – projekt KSeF powstał w czasach rządów PiS, a obecny rząd go kontynuuje. To może stać się amunicją w sporze politycznym. Twierdzenia o „prezencie dla Kremla” mają charakter opinii, niepotwierdzonych analizami służb.

Postulaty zmian środowisk przedsiębiorców:

• ograniczenie obowiązku KSeF do dużych firm (pełna księgowość, przychód > 2 mln EUR rocznie),
• podniesienie limitu miesięcznego przychodu z 10 tys. zł do 24 tys. zł,
• przesunięcie wdrożenia dla MSP na 2028 r.
• wprowadzenie odrębnych zasad dla mikrofirm, uwzględniających ich ograniczone zasoby oraz specyfikę funkcjonowania w lokalnych gospodarkach.

Wielu ekspertów i organizacji branżowych podkreśla, że mikrofirmy zasługują na osobne traktowanie w reformach gospodarczych. W swoich wcześniejszych publikacjach wskazywałam, że małe firmy powinny być rozliczane na odrębnych zasadach — zarówno ze względu na ograniczone zasoby, jak i kluczową rolę, jaką pełnią w lokalnych gospodarkach. Stanowią one ponad 97 proc. wszystkich przedsiębiorstw w Polsce i odpowiadają za ponad 41 proc. PKB. Działają zazwyczaj w modelu niskokosztowym i bez rozbudowanego zaplecza IT. Dlatego apeluje się, by reformy takie jak KSeF uwzględniały ich specyfikę — np. poprzez dłuższe okresy adaptacyjne, uproszczone procedury czy czasowe zwolnienia. Jednolity model rozliczeń i obowiązków może w praktyce faworyzować duże podmioty, a marginalizować najmniejszych.

Czas działa na niekorzyść

KSeF to zmiana całego modelu wystawiania faktur. Jeśli teraz nie zostaną wdrożone rozwiązania i szkolenia, 2026 r. może przynieść poważne trudności operacyjne dla najmniejszych firm. Kluczowe będzie tempo wdrożenia, wsparcie techniczne i elastyczność regulacyjna.

Bez właściwego przygotowania skutki mogą przypominać wstrząs porównywalny z Polskim Ładem – tam nagłe i źle przygotowane zmiany podatkowe wywołały falę chaosu, nerwów i dodatkowych kosztów dla przedsiębiorców. W przypadku KSeF zagrożenia są podobne: presja czasu, brak zaplecza IT w mikrofirmach, konieczność opanowania nowych procedur oraz ryzyko awarii systemu mogą sprawić, że setki tysięcy najmniejszych firm znajdą się w sytuacji kryzysowej. Różnica polega na tym, że tym razem problem dotknie praktycznie każdego, kto wystawia faktury w Polsce.

Dr hab. Monika Różycka, wykładowca akademicki na Wydziale Ekonomii, Finansów i Zarządzania Uniwersytetu Szczecińskiego. Jako ekspert ds. zarządzania strategicznego łączy praktyczne doświadczenie biznesowe z analitycznym podejściem naukowym. Specjalizuje się w doradztwie gospodarczym, finansowym i prawnym. Restrukturyzuje koszty i przychody. Opracowuje strategie i scenariusze przyszłości. Jest trenerem umiejętności psychospołecznych. Wspiera liderów w budowaniu zaufania i rozwoju stylu zarządzania i przywództwa.